Planprocedure Velsen Digitale LIOR

Inleiding

Om op eenduidige, projectmatige wijze om te gaan met projecten in de gemeente Velsen is deze planprocedure opgesteld. Ongeacht of een initiatief met betrekking tot de openbare ruimte door de gemeente zelf wordt ontwikkeld of wordt verzocht door een externe partij, het is van belang dat alle interne en externe betrokkenen bij een project werken volgens hetzelfde proces. Per planfase kunnen de verantwoordelijkheden van de diverse teams verschillen. Het is voor alle partijen belangrijk om te weten in welke planfase een project zit, zodat ook duidelijk is op welk detailniveau er advisering of toetsing verwacht wordt en door wie.

In dit document zijn de verschillende planfases uitgewerkt die bij een project dienen te worden doorlopen. Per planfase is aangegeven welke deelproducten worden opgeleverd en wie betrokken is. In elke planfase worden tussentijdse producten getoetst. De te nemen stappen binnen een project zijn afhankelijk van de aard en complexiteit en te allen tijde ter beoordeling aan de gemeente Velsen. Bij de (her)inrichting van openbare ruimte worden in Velsen de volgende planfases doorlopen:

  1. Initiatieffase
  2. Definitiefase
  3. Ontwerpfase
  4. Voorbereidingsfase
  5. Uitvoeringsfase
  6. Beheerfase

Hieronder worden bovengenoemde planfases toegelicht.

Initiatieffase

Welke ruimtelijke ontwikkeling wil je gaan realiseren?

In de initiatieffase wordt een idee van de gemeente of particuliere opdrachtgever, de initiator, besproken in een intaketafel-overleg om de grondhouding ten opzichte van het project te bepalen. Ook wordt het initiatief voor een ruimtelijke ontwikkeling onderzocht en getoetst op haalbaarheid door de gemeente Velsen. Dit onderzoek leidt tot het uitwerken van een projectopdracht en het aanwijzen van een projectleider binnen de gemeente. Voor een civiel project wordt een projectleider vanuit Afdeling Beheer & Onderhoud aangewezen. Voor een gebiedsontwikkeling wordt een projectleider vanuit Afdeling Regie & Ontwikkeling aangewezen. Tevens wordt de prioriteit van het project bepaald in een prioriteringstafel-overleg en wordt nagedacht over de wijze van participatie. Met het vaststellen van de projectopdracht wordt een definitief besluit genomen op het project en is daarmee de initiatieffase afgerond. De Digitale Leidraad Inrichting Openbare Ruimte (DLIOR) bevat alle richtlijnen waar een initiatief aan moet voldoen en is te allen tijde van toepassing.

Een project in de openbare ruimte begint met een initiatief van de gemeente of een particuliere opdrachtgever om tot een nieuwe ontwikkeling te komen. Het kan gaan om openbare ruimte die als zelfstandig project wordt (her)ontwikkeld in opdracht van de gemeente Velsen of om een (particuliere) ontwikkeling, waarbij naast vastgoed ook openbare ruimte wordt (her)ontwikkeld. Gaat het om een particulier initiatief dan sluiten de initiatiefnemer en de gemeente in de meeste gevallen een anterieure overeenkomst / intentieovereenkomst, waarin de doelstelling van het initiatief en de verplichtingen daarbij voor beide partijen worden vastgelegd.

Op te leveren producten:

  • Projectopdracht (College)
  • Projectnotitie, incl. resultaten haalbaarheidstoets (Projectteam)
  • Anterieure exploitatieovereenkomst fase 1 of intentieovereenkomst (indien van toepassing)

Definitiefase

Welke uitgangspunten zijn van toepassing?

Het doel van de definitiefase is het verkrijgen van een compleet en concreet eisenpakket waaraan het beoogde projectresultaat moet voldoen. Het zo vroeg mogelijk toetsen van deze uitgangspunten voor een opdracht biedt houvast en richtlijnen voor het proces en het ontwerp van de volgende fasen. Het scherp maken van de opgave, de bestuurlijke context, de mate en wijze van participatie en de samenhang met het vastgelegde beleid wordt in de definitiefase duidelijk gemaakt. Samen met de indiener/ opdrachtgever wordt gekeken naar de beschrijving van de opgave en het beoogde resultaat. In deze fase moet duidelijk zijn binnen welke kaders het doel moet worden bereikt en het proces dat daarbij wordt doorlopen.

In deze fase wordt een Omgevingstafel samengesteld ingeval het een gebiedsontwikkeling betreft, bestaande uit onder andere interne beleidsvelden en externe partners. Ingeval het een civiel project betreft is er geen sprake van een Omgevingstafel.

Op basis van de inventarisaties en onderzoeken worden conclusies getrokken en oplossingsrichtingen bepaald. Aan het eind van de definitiefase ligt er een startnotitie, vastgesteld door het bevoegd gezag.  In de startnotitie staat de aanpak van het gehele project beschreven, inclusief de uitgangspunten en participatiestrategie. Dit is de basis voor het ontwerp. Afwijkingen en bijbehorende argumenten ten aanzien van de DLIOR dienen te zijn beschreven in de startnotitie.

De initiator is in deze fase verplicht het beheer te onderbouwen en een beheerkostentoets voor het dagelijks en groot onderhoud aan te leveren met doorkijk van 10 jaar. Afdeling Beheer & Onderhoud van de gemeente Velsen toetst de beheerkostenraming binnen een termijn van 6 weken. De uitkomst kan resulteren in een aanpassing van de ontwerpdocumenten. Bij schriftelijk akkoord door afdeling Beheer & Onderhoud wordt doorgegaan naar de voorbereidingsfase.

Op te leveren producten:

  • Projectplan (Raad)
    • Startnotitie, incl. participatiestrategie belanghebbenden
    • Projectplanning
    • Communicatieplan
    • Resultaten uitgevoerde onderzoeken (bodem, archeologie, ecologie, etc.)
    • Beheerkostentoets (Afdeling Beheer & Onderhoud)

Ontwerpfase

In deze fase wordt op basis van het programma van eisen en de wensen een oplossingsrichting uitgewerkt. Afhankelijk van de inbreng van bewoners en de mogelijke complexiteit wordt in deze fase vanuit het schetsontwerp (SO) een voorlopig ontwerp (VO) en een definitief ontwerp (DO) gemaakt. Per stap wordt een ontwerp inclusief kosten- en beheerraming voorgelegd ter toetsing aan de initiator/opdrachtgever. Deze fase wordt afgesloten met een vastgesteld definitief ontwerp.

Bij ruimtelijke ontwikkelingen worden naast het DO van de openbare ruimte meestal meer documenten vastgesteld, zoals een definitief ontwerp inrichtingsplan, definitief ontwerp (gemeentelijk) gebouw, bestemmingsplan en anterieure-/realisatieovereenkomst (link naar aan te leveren documenten). Mocht het initiatief niet passen binnen het tijdelijke Omgevingsplan van de gemeente, dan dient het Omgevingsplan te worden gewijzigd of dient te worden afgeweken van het Omgevingsplan middels een buitenplanse omgevingsplanactiviteit (BOPA). Het is aan de gemeente Velsen om dit te beoordelen.

3.1 Schetsontwerp

    Wat wil je doen?

    In het schetsontwerp (SO) worden de uitgangspunten en wensen vanuit de startnotitie inzichtelijk in beeld gebracht. In deze fase wordt een verbeelding gemaakt van een functioneel concept, waarin denkbeelden met de beoogde en maatschappelijke effecten gestructureerd worden aangegeven in de bredere programmatische context met een schets van het eindbeeld.

    Op te leveren producten:

    3.2 Voorlopig ontwerp

      Hoe wil je het doen?

      In deze fase wordt het schetsontwerp (SO) uitgewerkt tot een voorlopig ontwerp (VO). De kern van de uitwerking van een SO naar VO bestaat uit het in maat zetten van de ontwerpgedachten; er wordt inzichtelijk gemaakt hoe het bedachte programma functioneel en feitelijk past binnen de projectgrenzen. Het VO wordt daartoe verder uitgewerkt met detailtekeningen en dwarsprofielen.

      Op te leveren producten:

      3.3 Definitief ontwerp

        Hoe maak je het?

        In het definitief ontwerp (DO) zijn de details uitgewerkt en worden definitieve keuzes weergegeven over materialisering en maatvoering. Het DO moet alle zaken bevatten die van invloed zijn op het functioneel ontwerp en tevens de technische aspecten op hoofdlijnen. Ook bevat het DO een kostenraming en beheerparagraaf. Ingeval het een gebiedsontwikkeling betreft, wordt het DO in de Omgevingstafel vastgesteld. Ingeval het een civiel project betreft, stelt de afdelingsmanager Beheer & Onderhoud het DO vast. Naast het DO wordt een anterieure exploitatieovereenkomst fase 2 afgesloten indien van toepassing.

        Op te leveren producten:

        Voorbereidingsfase

        Contract, uitvoeringstekeningen en aanbesteding

        Bij gebiedsontwikkelingen verschuift de projectleidersrol naar Afdeling Beheer & Onderhoud, maar blijft Afdeling Regie & Ontwikkeling eindverantwoordelijk. Bij civiele projecten ligt de projectleidersrol gedurende de gehele planprocedure bij Afdeling Beheer & Onderhoud.

        In deze fase wordt het werk technisch voorbereid, dat wil zeggen dat de uitvoeringstekeningen en het contract (bijv. RAW-bestek of UAV-GC) (definitief) worden gemaakt, inclusief een contractraming en aanbesteding. Het eindresultaat van deze fase is een verstrekte opdracht aan een aannemer. Het doel van deze fase is het verkrijgen van een exacte beschrijvingen en tekeningen van het te realiseren resultaat, zodat de uitvoering/realisatie van het projectresultaat vlekkeloos kan verlopen.

        Bij de uitwerking van contractdocumenten worden eisen geformuleerd rond materialisatie en constructie van de afzonderlijke inrichtingselementen meegegeven. Voor diverse onderdelen zijn in de DLIOR standaarddetails opgenomen.

        Het volledige contract en de uitvoeringstekeningen worden, indien van toepassing, getoetst door de gemeente Velsen.

        De gemeente dient het volledige contract (bijv. RAW-bestek of UAV-GC) en de uitvoeringstekeningen minimaal 4 weken voor plaatsing van de aanbesteding te ontvangen. De reactie van gemeente Velsen volgt binnen 2 weken. De opmerkingen worden door de ontwerpende partij verwerkt in het contract en de uitvoeringstekeningen.

        Het definitieve contract wordt vastgesteld door het (technisch) projectteam. Als het definitieve contract is vastgesteld, de aanbesteding en gunning is gedaan en een eventuele aanpassing van de planning is gemaakt, eindigt de voorbereidingsfase.

        Op te leveren producten:

        Uitvoeringsfase

        De uitvoering buiten en oplevering/overdracht openbare ruimte

        In deze fase zorgt de aannemer ervoor dat het werk (realiseren vastgoed en openbare ruimte) conform contract en uitvoeringstekeningen wordt uitgevoerd. Deze fase wordt afgesloten met een proces-verbaal van oplevering en een overdrachtsdocument.

        Tijdens de uitvoeringsfase zal de gemeente toezicht houden op de realisatie. De uitvoerende partij dient de projectleider uit te nodigen voor milestones zoals die in het contract zijn vermeld. Aanpassingen in de uitvoering die mede consequenties hebben voor het beheer dienen door de initiator inzichtelijk gemaakt te worden. Afhankelijk van de aanpassing door het aanleveren van revisietekeningen en een aangepaste beheerkostenraming.

        Als het werk gereed is, doet de uitvoerende partij een gereed melding bij de projectleider van de gemeente. Nadat de vereiste documenten ontvangen zijn, voert de gemeente een vooropname uit. De vooropname is bedoeld om te controleren of het gereed gemelde werk volgens het contract is uitgevoerd en of er geen zichtbare gebreken zijn die noodzakelijk door de uitvoerende partij dienen hersteld te worden. Alle geconstateerde gebreken worden vastgelegd in een proces-verbaal van vooropname. De uitvoerende partij geeft vervolgens aan hoe hij de gebreken denkt op te lossen. Na akkoord van de gemeente vindt uitvoering van de herstelwerkzaamheden plaats, waarna een eindopname plaatsvindt.

        De eindopname is bedoeld om te controleren of de gebreken juist zijn opgelost en er geen gebreken zijn. Het betreft een technische oplevering van het uitgevoerde werk. De initiator is verantwoordelijk voor het opstellen en aanleveren van een revisiedocument. Alle wijzigingen en afwijkingen in kwaliteit, inrichting, beheer en financieel dienen beschreven te worden. Daarbij moeten de consequenties (zowel positief als negatief) voor het toekomstige beheer zijn onderbouwd. Behorend bij het revisiedocument zijn alle gemaakte revisietekeningen en alle gemaakte aangepaste beheerkostenramingen. Als er dus meerdere revisies zijn geweest, kan sprake zijn van meerdere revisietekeningen en aangepaste kostenramingen. Als alle gemaakte afspraken zijn nagekomen en het revisiedocument is ontvangen, kan de laatste termijn betaald worden en wordt een proces-verbaal van oplevering vastgelegd.

        Na de oplevering vindt vervolgens de overdracht van eigendom van de assets naar de gemeente plaats middels een overdrachtsdocument. Hiermee eindigt de uitvoeringsfase en treed de garantietermijn in werking. Als er voor bepaalde assets een onderhoudstermijn met de aannemer is afgesproken, gaat deze nu ook van start. Voor de assets waarvoor geen onderhoudstermijn met de aannemer is afgesproken, vindt overdracht van beheer tegelijkertijd plaats met de overdracht van eigendom aan de gemeente Velsen.

        Op te leveren producten:

        Beheerfase

        Onderhoudstermijn aannemer en eindevaluatie

        Tijdens deze fase worden de assets met een onderhoudstermijn door de aannemer onderhouden conform het bestek. Na de vastgestelde onderhoudstermijn wordt het project, in één proces overgedragen van aannemer naar team Projectmanagement aan de Afdeling Beheer & Onderhoud van de gemeente Velsen. Het resultaat van deze fase is een overdrachtsdocument van team Projectmanagement naar Afdeling Beheer & Onderhoud.

        Aan het eind van de onderhoudsfase geschiedt de overdracht aan de gemeente. Er vindt een eindinspectie van de openbare ruimte plaats. Hieruit voortvloeiende herstel- en vervangings-werkzaamheden dienen binnen twee maanden te worden uitgevoerd.

        Overdrachtsdocument: Na oplevering is de initiator verantwoordelijk voor het opstellen en aanleveren van het revisiedocument. Wijzigingen en afwijkingen in kwaliteit, inrichting, beheer en financieel dienen beschreven te worden. Daarbij moeten de consequenties (zowel positief als negatief) voor het toekomstige beheer zijn onderbouwd. Overdracht vanuit team Projectmanagement naar Afdeling Beheer & Onderhoud dient uiterlijk 31 december van dat jaar plaats te vinden. Voor die tijd zijn alle gegevens verwerkt in de BGT.

        Na overdracht van eigendom en/of beheer zorgt Afdeling Beheer & Onderhoud voor duurzame instandhouding van de assets. Er vindt ook een gezamenlijke eindevaluatie plaats van het project en wordt een projecteindrapportage opgesteld, waarin onder andere leerpunten zijn opgenomen.

        Op te leveren producten:

        • Rapportage eindinspectie onderhoudstermijn
        • Eindevaluatie
        • Projecteindrapportage